Журнал записи клиентов: бумага, таблица или сервис

Ниже разобран каждый вариант: что умеет, где ломается, как настроить и когда переходить на следующий.

Что должен делать любой журнал записи

Как выбрать за минуту

листайте таблицу →

Бумажный журнал

Подходит, если записи принимает один человек в одном месте.

Как сделать, чтобы служил:

• одна страница на день, по столбцу на мастера или помещение, по строке на время;
• запись карандашом: перенос стирайте и пишите заново;
• рядом с именем всегда телефон;
• отмена и неявка отмечаются разными знаками;
• журнал лежит на стойке.

Где ломается: вы вне рабочего места, а клиент звонит; записи принимают двое и не видят записей друг друга; нужно найти все записи одного клиента или посчитать неявки; журнал потерян или залит. Копии у бумажного журнала нет, поэтому в конце дня сохраняйте копию страниц на неделю вперёд (ксерокопия или фото) и храните её отдельно от журнала, в месте с ограниченным доступом: на копиях те же имена и телефоны.

Таблица (Google Таблицы или Excel)

Подходит, если записи принимают несколько человек и работают они в основном с компьютера.

Структура

Одна строка равна одной записи.

листайте таблицу →

Дату и время храните в одной колонке: тогда записи через полночь считаются правильно, а формула одна для всех строк.

Формула, которая находит двойную запись

В ячейку I2 и протянуть вниз. Для русской локали:

=ЕСЛИ(ИЛИ(A2="";G2="отменил");"";ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИМН($C$2:$C$1000;C2;$A$2:$A$1000;"<"&(B2-1/2880);$B$2:$B$1000;">"&(A2+1/2880);$G$2:$G$1000;"<>отменил")>1;"ПЕРЕСЕЧЕНИЕ";""))

Для английской локали:

=IF(OR(A2="",G2="отменил"),"",IF(COUNTIFS($C$2:$C$1000,C2,$A$2:$A$1000,"<"&(B2-1/2880),$B$2:$B$1000,">"&(A2+1/2880),$G$2:$G$1000,"<>отменил")>1,"ПЕРЕСЕЧЕНИЕ",""))

Как она устроена: формула считает записи на тот же объект, кроме отменённых, которые начинаются раньше окончания этой записи и заканчиваются позже её начала (допуск в полминуты гасит ошибки округления времени). Колонку «Занято до» заполняйте всегда. Проверьте формулу на двух записях встык: метки быть не должно. Сама запись входит в счёт, поэтому пересечением считается результат больше единицы. У отменённых записей и пустых строк проверка пустая. Строка с пустым статусом считается действующей записью, поэтому статус заполняйте всегда. Колонки A и B форматируйте как дату со временем. Формула смотрит строки со второй по тысячную: при ежемесячном архиве этого хватает, иначе растяните диапазоны.

Чтобы пересечение краснело, выделите I2:I1000, откройте «Формат» → «Условное форматирование», выберите правило «Текст содержит», впишите ПЕРЕСЕЧЕНИЕ и задайте красную заливку.

Формула показывает пересечение только после того, как запись внесена, при вводе она молчит. Поэтому правила ниже обязательны.

Правила для таблицы

1. Один журнал и одна колонка «Кто записал». В неё каждый пишет своё имя. Перед внесением записи посмотрите занятость объекта на этот день: в общей таблице фильтр меняет вид у всех, поэтому используйте режим фильтрации (в меню «Данные», см. справку Google «Режимы фильтрации») или отдельную вкладку на день.
2. Статус у каждой записи. Строка без статуса считается действующей, поэтому пустых статусов быть не должно.
3. Архив раз в месяц. Старые записи переносите на отдельный лист, чтобы таблица не замедлялась.
4. Копия файла. История версий в Google Таблицах доступна тем, у кого есть право редактирования, и не заменяет копию файла на случай удаления. Периодически скачивайте файл.
5. Доступ. Редактировать могут только те, кто вносит записи, остальные только смотрят.

Где ломается: запись нужно внести с телефона «на ходу», а таблица на телефоне неудобна; клиент хочет записаться сам; несколько комнат, ночные сеансы и группы усложняют структуру; напоминание накануне и отметку явки приходится делать руками.

Мессенджер

Запись, пришедшая в Telegram или другой мессенджер, остаётся перепиской. В ней нет столбца «занято до», поиска по дате и объекту и сводки на завтра. Мессенджер подходит как канал, через который клиент пишет, а запись сразу вносите в таблицу или сервис.

Сервис записи

Подходит, если клиенты записываются сами, записи принимают несколько человек, есть несколько объектов и расписание по часам.

Что проверить в любом сервисе до выбора:

Когда пора переходить

Один признак ещё не повод. Два и больше означают, что журнал вам тесен:

• вы записываете по ночам и в выходные, потому что днём клиенты не дозваниваются;
• клиент приходил и обнаруживал, что время занято;
• итоги за месяц считаются часами;
• администраторы теряют записи при передаче смены;
• вы отвечаете на вопрос «есть ли свободное время в субботу?» чаще любых других.

Как перейти без потерь

1. Выберите дату, с которой новые записи вносятся только в новый журнал. Удобнее начало недели.
2. Перенесите в новый журнал будущие записи. Прошлые не нужны.
3. Неделю ведите оба журнала и каждый вечер сверяйте будущие записи.
4. Сообщите администраторам и клиентам одной фразой, куда теперь записываться.
5. Старый журнал сохраните как архив: в нём история клиентов.

Персональные данные

Имя и телефон клиента относятся к персональным данным, и их обработку регулирует Федеральный закон «О персональных данных» (152-ФЗ). Закон требует хранить данные не дольше, чем нужно для цели обработки, если срок хранения не установлен федеральным законом или договором, и уничтожать их, когда цель достигнута, если иное не предусмотрено федеральным законом. Актуальный текст закона опубликован на pravo.gov.ru, разъяснения для операторов на сайте Роскомнадзора. Доступ к журналу, бумажному или электронному, должен быть только у тех, кому он нужен по работе.

Вопросы и ответы

Чем заменить бумажный журнал записи?

Таблицей, если записи принимают несколько человек и работают они с компьютера. Сервисом записи, если клиенты записываются сами и записи нужно видеть с разных устройств. Перенос занимает неделю параллельного ведения: сначала будущие записи вносятся в оба журнала, затем старый остаётся архивом.

Как сделать журнал записи клиентов в Google Таблицах?

Одна строка равна одной записи. Колонки: начало и окончание с датой и временем, объект, клиент, телефон, что записано, статус, кто записал. В последнюю колонку поставьте формулу пересечений из статьи и включите условное форматирование по тексту «ПЕРЕСЕЧЕНИЕ», чтобы такие строки подсвечивались красным.

Как не допустить двойную запись на одно время?

Храните дату и время вместе, считайте пересечения по объекту формулой и вносите записи по одной схеме. В сервисе записи проверьте поведение на тестовой записи: попробуйте записать двух клиентов на одно время к одному мастеру и убедитесь, что вторую запись система не принимает.

Нужен ли календарь для записи клиентов?

Для одного мастера с редкими записями календаря достаточно: он показывает время и напоминает о записи. В обычном календаре нет отдельных полей под услугу и контакт клиента, их приходится вписывать в название или описание, поэтому при нескольких мастерах или помещениях нужны таблица или сервис записи, где у каждой записи есть объект, услуга и контакт клиента.

Как вести запись, если я работаю один?

Подойдёт бумажный журнал или календарь в телефоне. Соблюдайте три правила: рядом с именем всегда телефон, у каждой записи есть статус «пришёл», «неявка» или «отменил», в конце дня сохраняется копия страниц на неделю вперёд. Этого хватает, пока клиенты не просят записываться сами.

Как записать клиента, который пришёл без записи?

Внесите запись с временем прихода и статусом «без записи». В сервисе записи это ручная запись администратора. Так клиент попадает в историю, а время занято в расписании, и следующий клиент не будет записан на то же место. Если у клиента есть телефон, внесите его сразу: позже по нему можно будет найти все записи этого человека.

Сколько хранить журнал записей?

Срок зависит от цели: история клиентов, бухгалтерия, разбор споров. Срок хранения учётных документов уточните у бухгалтера. Персональные данные закон разрешает хранить не дольше цели обработки, если срок не установлен законом или договором, и требует уничтожать их, когда цель достигнута, поэтому записывайте цель и срок для себя заранее и сверяйте их при ежемесячном архивировании.

Можно ли вести запись только в мессенджере?

Принимать запросы в мессенджере можно, но запись нужно сразу вносить в журнал. В переписке нет сводки на завтра и проверки пересечений, а ответ на вопрос «есть ли время в субботу?» приходится искать по всей истории сообщений. При нескольких администраторах двойные записи появляются чаще, чем в таблице.

Где проверять актуальные данные

• Федеральный закон «О персональных данных» (152-ФЗ), pravo.gov.ru; разъяснения для операторов на сайте Роскомнадзора, rkn.gov.ru.
• Справка Google Таблиц, support.google.com/docs: условное форматирование, проверка данных, режим фильтра.

Как это делается в Слотборде

Слотборд — сервис онлайн-записи, который мы делаем. Что из списка выше в нём есть:

• В кабинете заводятся услуги и исполнители. Клиент открывает страницу записи по ссылке, видит свободное время и записывается сам.
• Записи видны в журнале записи (в кабинете раздел называется «Сетка»): это таблица занятости по часам.
• «Перерыв после услуги» закрывает время на уборку или подготовку.
• Ночные сеансы записываются одной записью «в ночь с … на …».
• Когда время записи началось, администратор ставит отметку «Визит был» или «Неявка»; в карточке клиента показывается строка «Неявки: X из Y визитов».
• В разделе «Сегодня» над списком записей стоит строка «Завтра N записей · подтвердили X из N»; она открывает «Обзвон записей на завтра»: записи следующего дня с кнопками «Позвонить» и «Написать» и отметками «Придёт» и «Не дозвонились». Звонит и пишет администратор со своего телефона.
• Журнал на неделю открывается без интернета. Отметки визита, подтверждение и отмена записи встанут в очередь и уйдут, когда появится связь; новую запись без сети создать нельзя.
• Базу клиентов можно выгрузить.
• Данные хранятся на серверах в России.

Часть возможностей (запись на сайте, ночные сеансы и групповые записи, обзвон, клиентская база и выгрузка) входит в платные тарифы. Что есть в каждом тарифе, показано на странице тарифов. Подробнее: Слотборд для салона, работа без интернета.

Открыть демо — без регистрации Начать бесплатно

Бесплатно без срока, с ограничениями: до 5 карточек услуг, одна точка, один исполнитель. Условия тарифов

Для регистрации нужна почта российского сервиса: Яндекс, Mail.ru, Рамблер или на домене вашей компании.