Документы для бухгалтерии: счёт, акт, выписка

Если вы платите за Слотборд как ИП или организация, бухгалтерии нужны три бумаги: счёт, чтобы заплатить, акт, чтобы закрыть расход, и иногда акт сверки. Всё это кабинет делает сам.

Сначала — реквизиты. «Настройки» → «Реквизиты». Выберите, кто платит: ИП или ООО. Дальше ИНН, наименование — как в выписке ЕГРИП или ЕГРЮЛ, — у ООО ещё КПП, и почта для документов: туда уйдут счета и акты, это может быть адрес вашего бухгалтера. Кабинет проверит контрольную сумму ИНН и не даст сохранить опечатку. Реквизиты меняет директор кабинета.

Счёт. На экране подписки — «Счёт для юрлица». Выберите срок: месяц, три, полгода или год (год — только для «Одной точки», 9 480 ₽). Кабинет покажет сумму и период, который будет назван в счёте, и после «Сформировать счёт» выставит его через наш банк. Банк сам пришлёт счёт на почту для документов, копия — в разделе «Выставленные счета», кнопка «Скачать PDF». Срок оплаты — 7 дней.

Платите с расчётного счёта, указанного в реквизитах, и оставьте номер счёта в назначении платежа — тогда деньги зачислятся сами: обычно через несколько минут после того, как банк проведёт платёж, в крайнем случае — ночью, при сверке с банком. Кабинет продлится. На почту придёт письмо «Оплата получена».

Когда деньги не зачисляются сами: в назначении нет номера счёта, а открытых счетов несколько; заплатил другой ИНН; сумма меньше счёта. Такие платежи мы разбираем вручную, обычно в тот же рабочий день. Оплату со счёта физлица (40817…, 40820…) принять не можем — такие деньги возвращаем плательщику.

Акт — каждый месяц. 1-го числа, в крайнем случае до 5-го, в кабинете появляется акт за прошедший месяц, и мы присылаем письмо со ссылкой на почту для документов. Ссылка одноразовая — по ней PDF скачивается один раз; сам документ всегда лежит в кабинете: «Подписка и баланс» → «История и документы».

Акт подписывать и отправлять обратно не нужно. Если за 5 рабочих дней после того, как акт появился в кабинете, вы не сообщили о возражениях, он считается принятым — так записано в разделе 14 правил пользования. Не согласны с актом — кнопка «Есть возражения» рядом с ним: откроется обращение в поддержку с номером акта, допишите, что не так. Если ошибка наша, выпустим «Исправленный» акт со ссылкой на прежний, прежний будет помечен «заменён».

Выписка по балансу. Тоже раз в месяц, вместе с актом, и всем, кто платит, а не только ИП и организациям: что пришло, что списано, остаток денег и бонусов на начало и конец месяца. Выписка справочная, без подписи.

Акт сверки. По кнопке «Акт сверки» в «Истории и документах»: выберите период — PDF появится в списке документов.

Как документы подписаны. Электронно, простой электронной подписью: с нашей стороны — тем, что документ размещён в вашем кабинете, с вашей — вашим входом в кабинет. Такие документы равнозначны бумажным (раздел 13 правил). Нужен бумажный экземпляр — напишите на support@slotbord.ru, пришлём почтой.

Почему нет счёта-фактуры. Мы на упрощённой системе налогообложения и НДС не платим — счёт-фактура в этом случае не выставляется. В акте так и написано: НДС не облагается, пункт 1 статьи 145 Налогового кодекса.

Сколько хранятся документы. Пять лет, и не удаляются вместе с кабинетом.

Если не получилось. Кнопка «Счёт для юрлица» есть, но не нажимается — под ней написано, чего не хватает: чаще всего почты для документов или КПП. Кнопки нет вовсе — оплата по счёту ещё не подключена, напишите на support@slotbord.ru, выставим счёт вручную. Счёт не пришёл на почту — проверьте «Спам» и скачайте его в «Выставленных счетах».