Как открыть прокат и вести учёт и запись

Порядок шагов

листайте таблицу →

1. Что сдавать и как считать время

Категория определяет требования к осмотру и безопасности:

• Транспорт и спорт (самокаты, велосипеды, сапборды, каяки): осмотр при возврате, защитная экипировка, правила безопасности.
• Инструмент и оборудование (перфораторы, генераторы, леса): комплектность, техническое обслуживание, обучение клиента.
• Бытовые вещи и техника (проекторы, колонки, детские товары): чистота, комплектность.
• Одежда и снаряжение (костюмы, лыжи, палатки): размер, дезинфекция, сушка.

Для транспорта, водного снаряжения и опасного инструмента проверьте особые требования у профильного регулятора и юриста: правила безопасности на воде, правила для электросамокатов, обучение клиента.

Единицу времени выбирайте по оборачиваемости. Если вещь возвращается в тот же день, считайте часами. Если между клиентами нужна подготовка, закладывайте перерыв на осмотр и чистку.

2. Регистрация и вид деятельности

Выбор между ИП и ООО обсудите с бухгалтером: он зависит от числа собственников, ответственности и налогов.

Коды ищите в классификаторе ОКВЭД, в классе 77 «Аренда и лизинг». Прокат вещей личного и хозяйственно-бытового назначения, включая спортивные товары и товары для отдыха, находится в подклассе 77.2. Аренда строительных машин и производственного оборудования относится к подклассу 77.3, автотранспортных средств к 77.1. К какой позиции отнести ваш инструмент, сверьте по классификатору вместе с бухгалтером. Актуальный классификатор и подбор кода смотрите на сайте ФНС (nalog.gov.ru). Код выбирает сам предприниматель, а соответствие его налоговому режиму проверьте с бухгалтером.

3. Налоговый режим

Для проката рассматривают патент (для ИП) и упрощённую систему налогообложения. Виды деятельности для патента перечислены в статье 346.43 Налогового кодекса, регион может расширить перечень и устанавливает потенциально возможный доход, от которого считается стоимость патента. Спросите в налоговой по месту регистрации: «Входит ли в региональный перечень патента прокат нужных мне товаров и какая стоимость патента для моего района?» Сравнить режимы под ваши расчёты можно в сервисах на nalog.gov.ru.

Закон о контрольно-кассовой технике (54-ФЗ) обязывает организации и ИП применять кассу при расчётах, из правила есть исключения. Нужна ли касса именно вам и на каком режиме, уточните в налоговой до открытия.

4. Договор проката и правила

Договор проката регулирует параграф «Прокат» Гражданского кодекса (ст. 626–631). Такой договор заключается в письменной форме и считается публичным: цена и условия одинаковы для всех потребителей. Как оформить массовую выдачу, обсудите с юристом.

Для клиентов-граждан применяется Закон РФ «О защите прав потребителей»: условия, ущемляющие права потребителя, недействительны. Проект договора и условия об удержании залога и штрафах проверьте у юриста.

Практический набор документов для выдачи:

1. Договор проката (письменный, с условиями для всех клиентов).
2. Акт приёма-передачи при выдаче и возврате: комплектация, состояние вещи, фото или видео осмотра. Акт и фото служат доказательствами состояния вещи, если возникнет спор. Название «акт приёма-передачи» принадлежит деловой практике.
3. Памятка по безопасности для категорий, где она нужна.
4. Правила опозданий и повреждений, которые клиент видит до оплаты.

Если берёте денежный залог, его обычно оформляют как обеспечительный платёж (ГК РФ, ст. 381.1). Условия возврата и удержания пропишите в договоре и проверьте у юриста.

5. Учёт единиц

Каждая вещь получает свой номер, который виден на самой вещи: наклейка, бирка или гравировка. По номеру понятно, какой именно сапборд выдан клиенту.

Таблица учёта единиц (лист «Инвентарь»):

листайте таблицу →

Вещь в состоянии «в ремонте» или «на осмотре» не выдаётся и не попадает в график свободных. Состояние меняет один ответственный и записывает причину.

6. Запись: что отличает прокат от услуг

В прокате бронируют вещь на период. У записи два момента: выдача и возврат, между ними вещь занята. Встречаются особые случаи:

• Несколько единиц одной записью. Компания берёт пять сапбордов на одно время: одна бронь на пять единиц.
• Опоздание с возвратом. Следующий клиент приходит, а вещи ещё нет. Нужны замена из свободных или правило о задержке.
• Поломка. Единица снимается с записи на период ремонта, будущие записи на неё переназначаются или переносятся.
• Перерыв между клиентами. Время на осмотр и чистку входит в запись.

Таблица записей

Формула проверки в ячейке K2, протянуть вниз. Для русской локали (в строке с отменённой записью поле остаётся пустым):

=ЕСЛИ(ИЛИ(A2="";G2="отменил");"";ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИМН($C$2:$C$1000;C2;$A$2:$A$1000;"<"&(B2-1/2880);$B$2:$B$1000;">"&(A2+1/2880);$G$2:$G$1000;"<>отменил")>1;"ПЕРЕСЕЧЕНИЕ";""))

Для английской локали используйте функции IF, OR и COUNTIFS и запятую между аргументами. Формула считает записи на ту же единицу, которые начинаются раньше окончания этой записи и заканчиваются позже её начала. Отменённые записи не считаются, сама запись входит в счёт, поэтому пересечением считается результат больше единицы. Колонки A и B должны быть датой со временем. Допуск в полминуты в формуле гасит ошибки округления, поэтому записи встык пересечением не считаются.

7. Выдача и возврат

1. При выдаче клиент видит вещь и подписывает акт с комплектацией и состоянием.
2. Фото или короткое видео вещи с номером делается при выдаче и при возврате.
3. Возврат принимается при клиенте: осмотр, комплектация, отметка в акте.
4. Повреждение, найденное позже, оформляется отдельным актом.
5. Статус единицы меняется сразу после возврата: «исправна» или «на осмотре».

Когда таблицы недостаточно

Что проверить в любом сервисе: видит ли он каждую единицу отдельно, отдаёт ли одну вещь двум клиентам, бронирует ли несколько единиц одной записью, можно ли снять единицу на период, как устроена выгрузка.

Чек-лист на первую неделю

1. Составьте список единиц с номерами и комплектацией, наклейте номера.
2. Спросите в налоговой про патент для вашего вида проката, а код ОКВЭД подберите по классификатору вместе с бухгалтером.
3. Подготовьте проект договора и акта приёма-передачи и покажите юристу.
4. Определите правила опоздания, повреждения и залога.
5. Заведите таблицу или сервис записи и внесите единицы.
6. Сделайте тестовую выдачу и возврат с актом и фото и найдите, где процесс спотыкается.

Вопросы и ответы

Какой вид деятельности указать при открытии проката?

Код из класса 77 «Аренда и лизинг» классификатора ОКВЭД; подкласс зависит от того, что вы сдаёте: для вещей личного и бытового назначения, включая спорт и отдых, это 77.2, для строительных машин и промышленного оборудования 77.3. Актуальные коды и расшифровки возьмите в классификаторе на сайте ФНС и проверьте выбор вместе с бухгалтером.

Нужен ли договор проката?

Да. Договор проката заключается в письменной форме и считается публичным: условия одинаковы для всех клиентов (ГК РФ, параграф «Прокат»). Включите предмет, срок, порядок передачи и возврата, ответственность и расчёты. Формулировки и способ массового оформления согласуйте с юристом, особенно для клиентов-граждан.

Как вести учёт единиц проката?

Присвойте каждой вещи уникальный номер и нанесите его на вещь. Ведите таблицу с названием, комплектацией, состоянием и датой обслуживания. При каждой выдаче и возврате меняйте статус единицы и подписывайте акт. Единица в ремонте не выдаётся и не показывается свободной в графике.

Что делать, если клиент вернул вещь позже срока?

Правила опоздания пропишите в договоре и памятке заранее, до оплаты. В журнале запись получает статус «просрочен», а следующие записи на эту единицу переназначаются на свободные или переносятся по согласованию с клиентами. Условия штрафов проверьте у юриста, потому что для клиентов-граждан действует Закон РФ «О защите прав потребителей».

Как не выдать одну вещь двум клиентам?

Храните время с датой, считайте пересечения по номеру единицы формулой и вносите записи по одной схеме. В сервисе записи проверьте поведение на тестовой записи: попробуйте записать двух клиентов на одну единицу на одно время и убедитесь, что вторую запись система не принимает.

Как записать компанию, которая берёт сразу несколько единиц?

Одной группой записей на общее время. В таблице это несколько строк с одним и тем же номером в колонке «номер заказа», по одной строке на единицу. Так видно, что единицы выданы одной компании, и возврат принимается по заказу целиком, а недостающая единица сразу видна.

Что делать с залогом?

Условия закрепите в договоре, покажите клиенту до оплаты и проверьте у юриста: какую сумму удерживать, в каких случаях и в какой срок возвращать. Денежный залог обычно оформляют как обеспечительный платёж. Деньги клиентов через Слотборд не проходят, поэтому залог принимается и возвращается отдельно, вне сервиса.

Нужна ли онлайн-касса для проката?

Закон о контрольно-кассовой технике обязывает организации и ИП применять кассу при расчётах, из правила есть исключения. Нужна ли она вашему ИП или ООО на выбранном режиме, уточните в налоговой до открытия: правила зависят от режима налогообложения и способа расчёта, а список исключений меняется.

Где проверять актуальные данные

• ФНС, nalog.gov.ru: классификатор ОКВЭД, подбор режима налогообложения, правила применения касс.
• Гражданский кодекс РФ (параграф «Прокат», ст. 381.1) и Закон РФ «О защите прав потребителей», pravo.gov.ru и справочные правовые системы.
• Слотборд, slotbord.ru: возможности, тарифы и условия.

Как это делается в Слотборде

Слотборд — сервис онлайн-записи, который мы делаем. Для проката в нём есть следующее.

• Каждая единица ведётся отдельным объектом с названием, например «Сапборд №7»; серийный номер можно записать в примечании. Для этого у группы включается учёт «Ведём поимённо».
• Одна вещь занята одним клиентом одновременно.
• Услуга может занимать сразу несколько единиц: в карточке услуги задаётся, сколько штук она берёт (например, пять сапбордов), и вся пятёрка записывается одной бронью на общее время.
• «Наличие по дням» снимает сломанную единицу с записи на нужные даты.
• «Перерыв после услуги» закладывает время между клиентами.
• Все выдачи видны в журнале записи (в кабинете раздел называется «Сетка»): это таблица занятости по часам.
• Когда время записи началось, администратор ставит отметку «Визит был» или «Неявка».
• Клиент открывает страницу записи по ссылке; запись можно встроить и на сайт прокатной точки.

Деньги клиентов, включая залог, через Слотборд не проходят: оплату и залог вы принимаете отдельно.

Часть функций (запись на сайте, клиентская база и выгрузка) входит в платные тарифы. Условия по каждой функции смотрите на странице тарифов. Подробнее о прокате: Слотборд для проката.

Открыть демо — без регистрации Начать бесплатно

Бесплатно без срока, с ограничениями: до 5 карточек услуг, одна точка, один исполнитель. Условия тарифов

Для регистрации нужна почта российского сервиса: Яндекс, Mail.ru, Рамблер или на домене вашей компании.